화장품원료관리, 제조번호 하나로 원료 로트·보관기한을 추적하는 3단계 구조

같은 공장에 맡겨도 원료 로트 질문에 10분 만에 답하는 브랜드가 있고, 사흘이 걸리는 브랜드가 있습니다

해외 바이어에게서 메일이 한 통 옵니다. "지난달 받은 세럼 제조번호 ○○○에 들어간 히알루론산 원료의 로트 번호와 시험성적서를 보내 주세요." 품질 담당자는 일단 공유 드라이브부터 엽니다. 원료 입고 대장 엑셀을 열고, 제조사에서 받은 PDF 성적서 폴더를 훑고, 카카오톡 단톡방에 올라온 사진까지 뒤집니다. 그래도 못 찾으면 결국 제조사 담당자에게 전화를 겁니다. 그러면서 속으로 생각하죠. "이게 원래 이렇게 오래 걸리는 일인가?"

저희가 상담하다 보면 이런 이야기를 정말 자주 듣습니다. 첫 수출을 준비하는 브랜드일수록 더 그렇습니다. 국내에서만 팔 때는 원료 기록을 들여다볼 일이 거의 없거든요. 그런데 수출을 시작하면 바이어도, 현지 인증 대행사도, 통관 서류도 같은 질문을 계속 던집니다. 답이 늦어질 때마다 신뢰가 조금씩 깎이고, 다음 발주 협상에서도 이쪽 목소리가 작아집니다.

이 글은 먼저 국내 법이 원료 관리에 실제로 무엇을 요구하는지 정리합니다. 이어서 엑셀 원료 대장이 어디서 무너지는지 짚고, 제품 제조번호 하나로 원료 로트까지 거꾸로 따라가려면 기록을 어떤 구조로 쌓아야 하는지 순서대로 보여 드립니다. 그 과정에서 매번 손으로 하던 확인이 자동화로 어떻게 바뀌는지도 장마다 함께 보여 드리겠습니다. 처음에 말씀드린 10분과 사흘의 차이가 어디서 생기는지는 세 번째 장에서 풀어 드립니다.

01화장품원료관리, 법은 정확히 무엇을 요구하나요

"원료 관리는 공장이 하는 일 아닌가요?" 저희가 위탁 생산을 하는 브랜드 대표님께 가장 많이 듣는 말입니다. 절반만 맞는 말입니다. 원료를 손으로 다루는 건 제조사지만, 그 기록은 브랜드 쪽에도 남아 있어야 하거든요.

화장품법 시행규칙 제11조는 제조업자에게 제조관리기록서와 품질관리기록서를 작성하고 보관하라고 정합니다. 원료와 자재는 입고부터 완제품 출고까지 필요한 시험·검사를 하라는 내용도 있습니다. 같은 조항에는 품질관리에 필요한 사항을 책임판매업자에게 제출하라는 의무도 들어 있습니다. 제조나 품질검사를 위탁했다면 수탁자를 관리·감독하고 기록을 받아 유지하라는 규정도 있죠. 정리하면 위탁 생산만 하는 브랜드도 원료 기록을 받아서 갖고 있어야 하는 구조입니다.

우수화장품 제조 및 품질관리기준(CGMP) 고시는 보관 방법을 더 구체적으로 정합니다. 핵심을 표로 옮겨 보겠습니다. 이 표에서 봐야 할 것은 조항 문구가 아닙니다. 각 조항이 결국 어떤 기록을 남기라는 뜻인지입니다.

오른쪽 두 칸에는 공통점이 하나 있습니다. 모두 로트 단위로 날짜와 상태를 이어서 남기는 일이라는 점입니다. 예를 들어 같은 나이아신아마이드라도 3월 입고분과 6월 입고분은 보관기한도, 시험 결과도 다릅니다. 품목 하나에 한 줄만 쓰는 대장으로는 이 차이를 담을 수 없습니다.

그런데 이 로트 단위 기록이야말로 손으로 옮겨 적기 가장 귀찮은 일입니다. 바꿔 말하면 시스템에 맡기기 가장 좋은 일이기도 하죠. 입고 때 성적서 PDF를 올리기만 하면 AI가 문서에서 로트 번호와 유효기한을 읽어 대장에 자동으로 채울 수 있습니다. 상태 칸은 '대기'로 시작하고, 시험 결과가 붙는 순간 '적합'으로 자동 전환되는 식입니다. 담당자가 하는 일은 읽어 들인 값이 맞는지 한 번 눈으로 확인하는 것뿐입니다.

규정이 무엇을 요구하는지는 알았습니다. 이제 대부분의 회사가 쓰는 엑셀 대장이 왜 이 요구를 버티지 못하는지 보겠습니다.

02엑셀 원료 대장이 무너지는 세 지점

저희도 처음 원료 추적 구조를 세팅할 때는 기존 엑셀을 최대한 살려 보려고 했습니다. 그런데 막상 열어 보니 문제는 수식에 있지 않았습니다. 기록이 생기는 장소가 문제였죠.

첫째, 기록이 세 군데로 갈라집니다. 입고 대장은 구매 담당이, 시험성적서 PDF는 품질 담당이 들고 있습니다. 어느 원료 로트가 어느 제품에 들어갔는지는 제조사의 제조기록서에만 있고요. 셋을 잇는 고리가 없으니, 질문이 들어올 때마다 사람이 직접 맞춰 봐야 합니다.

둘째, 재평가 이력이 사라집니다. 보관기한이 지난 원료를 재시험해 기한을 늘리면, 대부분 기존 칸의 날짜를 새 날짜로 덮어씁니다. 그러면 이 원료가 재평가를 한 번 거쳤다는 사실 자체가 남지 않습니다. 감사나 바이어 실사에서 가장 곤란해지는 지점이 바로 여기입니다.

셋째, 기한 알림이 사람 기억에 달려 있습니다. 조건부 서식으로 빨간색을 칠해 두는 회사가 많지만, 파일을 열어야만 보이는 색입니다. 예를 들어 보관기한이 2주 남은 원료가 있어도 담당자가 휴가 중이면 아무도 모르고 지나갈 수 있습니다.

저희가 여러 회사의 대장을 열어 보며 내린 결론은 하나였습니다. 이 세 지점은 칸을 더 만드는 손이 아니라 구조로 풀어야 한다는 것입니다. 입고하는 순간 로트 번호가 한 번 등록되고, 성적서와 제조번호가 거기에 자동으로 붙어야 합니다. 재평가를 하면 기존 기한 아래에 새 줄이 쌓이고, 기한이 다가오면 담당자 메신저로 먼저 알림이 가야 하죠.

예를 들어 매주 월요일마다 엑셀을 열어 빨간 칸을 세던 일은, 기한 14일 전에 해당 로트 목록이 담당자에게 자동으로 도착하는 일로 바뀝니다. 담당자가 휴가 중이면 대리 담당자에게 같은 알림이 함께 가도록 정해 둘 수도 있습니다.

그렇다면 그 구조는 실제로 어떤 모양일까요. 처음에 열어 둔 질문으로 돌아가 보겠습니다.

03제품 제조번호 하나로 원료 로트까지 거꾸로 따라가는 법

바이어 메일을 열어 둔 채 폴더를 세 개째 뒤지고 있는 담당자를 떠올려 보세요. 기록이 없는 게 아닙니다. 다 어딘가에 있는데, 찾아가는 길이 없을 뿐이죠. 10분 만에 답하는 브랜드와 사흘이 걸리는 브랜드는 기록의 양이 아니라 기록을 어느 방향으로 이어 두었느냐에서 갈립니다.

사흘이 걸리는 회사는 원료 쪽에서 앞으로만 기록합니다. "이 원료 들어왔음, 이 원료 썼음"까지만 적어 두죠. 그런데 바이어 질문은 늘 반대편에서 옵니다. 완제품 제조번호에서 출발해 원료로 거꾸로 내려가거든요. 저희가 상담에서 "성적서는 다 받아 뒀어요"라는 말을 들으면 꼭 하나를 더 여쭤봅니다. 그 성적서가 어느 제조번호에 들어갔는지 적혀 있느냐는 질문인데, 대부분 그 칸이 비어 있습니다. 그래서 처음부터 세 층을 한 줄로 이어 둬야 합니다.

1. 완제품 제조번호 — 화장품법상 용기·포장에 기재해야 하는 번호입니다. 바이어가 들고 오는 유일한 단서이기도 합니다.
2. 제조 지시(배치) 기록 — 그 제조번호를 만들 때 투입한 원료 목록과 투입량입니다.
3. 원료 로트 기록 — 원료마다 공급사 로트, 입고일, 시험 결과, 성적서 파일, 보관기한, 재평가 이력을 담습니다.

예를 들어 직원 15명인 브랜드가 ODM 한 곳에 토너와 세럼을 맡기고 있다고 해 보죠. 이 회사는 지금까지 제조사에서 성적서를 메일로 받아 폴더에 쌓아 두기만 했습니다. 바이어 질문이 오면 품질 담당자가 제조사에 다시 요청하고, 답을 기다리는 사이 이틀에서 사흘이 지나갔습니다.

구조를 바꾼 뒤에는 흐름이 이렇게 달라집니다. 제조사가 출고 때 보내는 제조기록서 요약이 메일로 들어오면, 시스템이 첨부 문서에서 제조번호와 원료 로트 번호를 읽어 세 층을 자동으로 잇습니다. 바이어 메일이 오면 담당자는 검색창에 제조번호만 넣으면 됩니다. 원료 로트 목록과 성적서 PDF가 한 화면에 모이고, AI가 영어 회신 초안까지 만들어 둡니다. 담당자는 내용을 확인하고 보내기만 하면 되죠. 처음에 말한 10분이 바로 이 흐름에서 나옵니다.

국내 기록은 이렇게 정리할 수 있습니다. 문제는 수출이 붙는 순간, 이 기록을 얼마나 오래, 어떤 형태로 들고 있어야 하는지가 달라진다는 점입니다.

04수출을 시작하면 원료 기록의 수명이 길어집니다

국내에서만 팔 때는 원료 기록을 "감사 때 보여 줄 서류"쯤으로 여기기 쉽습니다. 그런데 수출 국가가 하나씩 늘면, 같은 서류를 보관해야 하는 기간과 제출하는 형태가 나라마다 달라집니다. 저희가 수출 브랜드의 기록을 정리하다 보면, 단종 제품 폴더가 퇴사한 담당자의 개인 드라이브에만 남아 있는 경우를 종종 봅니다.

유럽연합 화장품 규정(EC) 1223/2009 제11조는 제품정보파일(PIF)을 마지막 배치가 시장에 출시된 날부터 10년간 보관하라고 정합니다. 제품정보파일은 제품 설명, 안전성 보고서, 제조 방법 같은 자료를 묶은 서류철로, 현지 책임자가 당국에 바로 내보일 수 있어야 합니다. 예를 들어 2026년에 단종한 앰플이라도 마지막 출고분이 그해 유럽에 들어갔다면, 2036년까지 그 원료 근거를 찾을 수 있어야 합니다.

중국은 요구하는 방향이 또 다릅니다. 중국 국가약품감독관리국(NMPA)은 2025년 5월 1일부터 등록·신고 때 안전성 평가 보고서 완전판을 요구하고 있습니다. 업계 해설에 따르면 이 보고서에는 처방에 쓰인 모든 원료의 안전성 평가가 들어갑니다. 원료 공급사가 플랫폼에 올린 원료 안전정보 코드를 받아 연결하는 구조도 운영되고 있고요.

정리하면 수출 기업의 원료 기록은 세 가지를 버텨야 합니다. 10년 넘게 남아 있어야 하고, 나라마다 다른 양식으로 뽑혀 나와야 하고, 단종 제품이라도 언제든 다시 꺼낼 수 있어야 하죠. 엑셀 파일 이름에 연도를 붙여 쌓는 방식으로는 셋을 동시에 버티기 어렵습니다.

반대로 로트 단위로 이어 둔 기록이 있다면 이야기가 달라집니다. 국가별 제출 양식은 그 기록에서 필요한 칸만 골라 자동으로 채우면 됩니다. 예를 들어 유럽 제품정보파일에 넣을 원료 목록을 만들 때, 성적서를 다시 모으는 대신 제조번호로 검색해 표를 내려받는 식이죠. 단종 처리를 해도 기록은 지워지지 않고 보관 상태로 넘어가, 10년 보관 기한이 끝나는 날짜까지 시스템이 함께 들고 있습니다.

그럼 이 구조를 처음부터 전부 직접 만들어야 할까요? 어디까지 혼자 할 수 있는지 솔직하게 나눠 보겠습니다.

05이 과정을 한 번에 세팅하려면

여기까지 읽으셨다면 혼자 해 볼 수 있는 일도 분명히 있습니다. 제조사와 원료 로트 목록 양식을 맞추는 일, 기존 엑셀에 로트 번호·상태·재평가 이력 칸을 더하는 일은 이번 주 안에도 할 수 있습니다.

막히는 건 그다음입니다. 제조사 PDF를 사람이 매번 옮겨 적고, 기한 알림을 챙기고, 바이어 질문이 올 때마다 세 군데 기록을 맞춰 보는 일은 칸을 늘린다고 줄지 않습니다. 오히려 칸이 늘수록 입력하는 사람의 시간이 더 들어가죠. 저희가 만나는 품질 담당자분들은 대부분 등록·변경 신고와 라벨 검토까지 함께 맡고 있습니다. 그래서 원료 대장은 늘 뒤로 밀린다고들 하시더라고요.

에센셜 코드는 이 지점을 이렇게 풉니다. 먼저 지금 원료 기록이 어디에 몇 갈래로 흩어져 있는지, 바이어 질문 하나에 실제로 몇 시간이 드는지 함께 잽니다. 그다음 제조사 문서를 AI가 읽어 로트를 자동으로 잇는 원료 대장, 보관기한·재평가 알림, 제조번호 검색 화면을 회사 업무 흐름에 맞춰 세팅합니다. 같은 기록 위에 수출 국가별 성분·라벨 검토 자료, 바이어 문의 회신 초안, 해외 주문·재고 관리까지 묶을 수 있습니다. 그러면 수출팀이 매일 반복하던 확인 작업이 한 화면에서 끝납니다.

예를 들어 미국 바이어가 "이 로트 원료 성적서 주세요"라고 물으면, 검색 한 번으로 성적서가 붙은 영문 회신 초안이 준비되는 식이죠. 업종에 맞춘 구성은 K-뷰티 브랜드용 AI 시스템에서 보실 수 있습니다.

맡기고 싶으시다면 무료 업무 진단에 지금 원료 기록이 흩어져 있는 상황을 남겨 주세요. 어디부터 자동화하면 시간이 가장 많이 돌아오는지부터 같이 짚어 드립니다. 직접 만들어 보고 싶으시다면 방법이 하나 더 있습니다. 저희는 구축만 하는 회사가 아니라, 대표님과 실무자가 회사 실제 업무로 AI 자동화를 직접 만들어 보는 교육도 운영합니다. 원료 대장 하나를 실습 과제로 삼아 끝까지 완성해 보는 방식이고, 자세한 구성은 AI 교육 프로그램 보기에서 확인하실 수 있습니다.

06정리

처음 장면으로 돌아가 보겠습니다. 이제 바이어 메일이 와도 공유 드라이브와 단톡방을 뒤질 필요가 없습니다. 제조번호 하나만 넣으면 원료 로트와 성적서, 재평가 이력이 한 줄로 이어져 나오고, 회신 초안까지 자동으로 준비됩니다. 사흘 걸리던 답이 그날 오전에 나가고, 다음 발주 협상에서는 "이 회사는 기록이 정확하다"는 인상이 먼저 깔립니다.

오늘 점검할 것부터 확인해 보세요.

• □원료 대장이 품목 단위가 아니라 로트 단위로 적혀 있는가
• □로트마다 대기·적합·부적합 상태 칸이 있는가
• □재평가하면 기존 기한을 덮어쓰지 않고 이력이 남는가
• □제조사에서 제조번호별 투입 원료 로트 목록을 같은 양식으로 받고 있는가
• □보관기한 임박 알림이 파일을 열지 않아도 담당자에게 가는가
• □단종 제품의 원료 기록도 10년 뒤에 찾을 수 있는 곳에 있는가

바로 시작할 첫 단계는 세 가지입니다.

1. 최근 3개월 동안 바이어와 인증 대행사에게서 받은 원료 질문을 모으고, 답하는 데 걸린 시간을 적어 둡니다.
2. 제조사와 제조번호별 원료 로트 목록 양식을 하나로 맞춥니다.
3. 원료 기록을 맞춰 보느라 반복하는 손일 목록을 들고 무료 업무 진단을 받아 자동화 순서를 정합니다.

07자주 묻는 질문

위탁 생산만 하는 브랜드도 원료 기록을 갖고 있어야 하나요?

화장품법 시행규칙은 제조업자가 품질관리에 필요한 사항을 책임판매업자에게 제출하도록 정하고 있습니다. 위탁했다면 수탁자를 관리·감독하고 기록을 받아 유지하라는 규정도 있습니다. 직접 원료를 다루지 않더라도 기록은 받아서 갖고 있어야 하는 구조로 보는 편이 안전합니다.

원료 보관기한은 법에서 정해 주나요?

CGMP 고시는 보관기한을 설정하라고 요구할 뿐, 구체적인 기간을 정해 주지는 않습니다. 보통 공급사 성적서의 유효기한과 회사 내부 기준을 바탕으로 정합니다. 기한이 지난 원료는 재평가로 사용 적합성을 판단하는 체계를 갖춰 두고, 적합 판정 없이는 쓰지 않도록 관리합니다.

엑셀을 버리고 비싼 ERP를 들여야 하나요?

꼭 그렇지는 않습니다. 핵심은 기록이 로트 단위로 이어지고, 기한 알림이 자동으로 가는 구조입니다. 지금 쓰는 엑셀이나 구글 시트를 그대로 두고, 성적서 읽기와 알림만 AI·자동화로 붙이는 방식으로도 시작할 수 있습니다.

수출 국가가 늘어나면 기록을 나라별로 따로 만들어야 하나요?

원천 기록은 하나로 두는 편이 낫습니다. 로트 단위로 이어 둔 기록이 있으면 유럽 제품정보파일, 중국 등록 자료처럼 나라마다 필요한 칸만 골라 뽑아낼 수 있습니다. 나라별로 따로 만들기 시작하면 같은 원료 정보가 서로 어긋나기 쉽습니다.