ERP시스템 구성, 우리 회사에 필요한 모듈 고르는 4단계 기준

엑셀로 돌아가는 일은 모듈을 더 사서 막는 게 아니라 입력하는 자리를 옮겨야 막힙니다

ERP 업체 세 곳에서 받은 견적서를 책상에 펼쳐 둔 날을 떠올려 보시죠. 재무회계, 인사급여, 구매, 재고, 생산, 영업, 고객관리, 전자결재까지 체크박스가 줄줄이 붙어 있습니다. 다 넣자니 금액이 부담되고, 빼자니 나중에 꼭 필요할 것 같아 불안합니다. 그러다 속으로 "그래서 우리 회사엔 뭐가 필요한 건데?" 하며 다시 「ERP시스템」을 검색하게 되죠.

상담하다 보면 이런 장면을 정말 자주 봅니다. 여기서 잘못 고르면 돈만 새는 게 아닙니다. 안 쓰는 모듈은 매달 요금만 나가고, 꼭 필요한 모듈이 빠지면 그 자리를 다시 엑셀과 단톡방이 메웁니다. 결국 시스템과 엑셀 두 군데에 같은 숫자를 입력하는 회사가 되고 맙니다.

이 글을 끝까지 읽으시면 견적서의 모듈 목록을 "우리 회사에서 돈과 물건이 움직이는 길"을 기준으로 다시 걸러 내실 수 있습니다. 업종별로 처음부터 넣을 조합과 나중에 붙여도 되는 조합, 법이 이미 정해 둔 업무가 어디인지도 함께 보여 드리겠습니다.

그런데 같은 모듈을 같은 값에 샀는데도 어떤 회사 직원은 매일 그 화면을 열고, 어떤 회사 직원은 석 달 만에 엑셀로 돌아갑니다. 그 차이가 어디서 생기는지는 다섯 번째 장에서 풀어 드리겠습니다.

01ERP 견적서의 모듈 목록은 왜 이렇게 길까

견적서를 처음 받으면 모듈 이름이 낯설어서 하나씩 검색해 보게 되실 겁니다. 그런데 이름을 외우기 전에 먼저 알아 두실 게 있습니다. 모듈은 "회사 안에서 하는 일 한 묶음을 맡는 기능 단위"입니다. 회계 담당자가 하던 일 묶음은 회계 모듈이, 창고 담당자가 하던 일 묶음은 재고 모듈이 맡는 식이죠.

업체는 이 묶음을 되도록 많이 보여 주려 합니다. 기능이 많아 보여야 비교표에서 유리하니까요. 목록이 길어지는 이유가 여기에 있습니다. 저희도 처음 내부 시스템을 세팅할 때 기능을 다 켜 두었다가, 매일 여는 메뉴가 몇 개뿐인 걸 보고 다시 정리한 적이 있습니다.

아래 표는 견적서에 자주 나오는 모듈을 "이 모듈이 없으면 누가 어떤 손일을 하게 되나"를 기준으로 정리한 것입니다. 모듈 이름 말고 오른쪽 칸을 보시면, 지금 그 손일을 누가 하고 있는지 바로 떠오르실 겁니다.

표에서 보셔야 할 건 "우리 회사에 지금 이 손일이 있느냐"입니다. 오른쪽 칸의 손일이 없다면 그 모듈은 지금 사지 않아도 됩니다. 예를 들어 직접 만들지 않고 완제품만 떼다 파는 도매상이라면, 생산 모듈을 견적서에서 지워도 아무 일도 생기지 않습니다.

반대로 손일이 있는 칸은 사람 대신 시스템이 처리하게 바꿀 수 있습니다. 예를 들어 거래처 상담 내용을 담당자 수첩에 적던 일은, 상담 메시지가 들어오면 그 거래처 이력에 자동으로 쌓이는 구조로 바뀝니다. 담당자가 그만둬도 이력은 회사에 남죠.

ERP가 정확히 무엇이고 언제 들여야 하는지부터 궁금하시다면 ERP 뜻과 도입 시점, 중소기업이 들여야 할 때를 알려 주는 신호 5가지를 먼저 보셔도 좋습니다. 다만 표만 보고 체크하면 또 "다 필요해 보이는" 함정에 빠집니다. 그래서 다음 장에서는 고르는 기준부터 바꿔 보겠습니다.

02모듈은 부서가 아니라 돈과 물건이 움직이는 길로 고른다

대부분의 대표님은 모듈을 부서 기준으로 고르십니다. "우리 회사엔 경리팀, 영업팀, 물류팀이 있으니 회계·영업·재고 모듈"이라는 식이죠. 그런데 이렇게 고르면 손일이 가장 많은 자리가 오히려 빠지곤 합니다. 일은 부서 안에서 끝나지 않고, 부서와 부서 사이를 건너다니면서 생기기 때문입니다.

저희가 현장에서 쓰는 기준은 이렇습니다. 회사 일을 직무가 아니라 "주문 한 건이 들어와서 돈이 들어오기까지" 같은 흐름으로 쪼개 보면, 시스템이 맡을 자리가 보입니다. 사람을 더 뽑을지 고민될 때도 마찬가지입니다. 직무보다 흐름의 어느 칸이 막혔는지부터 보는 거죠.

예를 들어 직원 10명 남짓한 식자재 유통 회사라면 흐름은 대략 이렇습니다.

1. 거래처가 카카오톡으로 주문을 보낸다
2. 영업 담당이 주문서를 엑셀에 옮긴다
3. 창고가 그 엑셀을 보고 출고한다
4. 경리가 출고 내역을 보고 세금계산서를 발행한다
5. 월말에 입금 내역과 미수금을 맞춘다

적어 보면 2번, 4번, 5번에서 사람이 같은 정보를 세 번 옮겨 적고 있습니다. 이 회사에 필요한 건 "영업 + 재고 + 회계"라는 목록이 아닙니다. 주문 한 건을 한 번만 입력하면 출고 지시와 세금계산서까지 이어지는 연결이 필요하고, 그 연결을 맡는 모듈이 1순위가 됩니다.

여기에 AI가 붙으면 그림이 또 달라집니다. 카카오톡으로 들어온 주문 문장을 AI가 읽어 주문서 초안으로 만들어 두면, 담당자는 확인 버튼만 누르면 됩니다. 2번의 옮겨 적기가 "확인"으로 줄어드는 셈입니다.

오늘 해 보실 일은 간단합니다. 가장 자주 반복되는 흐름 하나를 골라 단계별로 적고, 단계마다 "누가, 몇 분씩, 어디에 다시 입력하는지"를 옆에 써 보세요. 다시 입력하는 칸이 바로 모듈이 맡을 자리입니다. 그런데 이 흐름 안에는 회사가 고르지 않아도 법이 이미 정해 둔 칸이 있습니다. 그 칸부터 짚어 보겠습니다.

03법이 이미 정해 둔 일부터 모듈에 맡긴다

"우리는 아직 작아서 ERP까지는 이르다"고 하시는 분도 많습니다. 그런데 규모와 상관없이 매달, 매년 꼭 해야 하는 일이 법으로 정해져 있습니다. 빠뜨리면 가산세나 과태료로 돌아오는 일이라, 사람 기억보다 시스템에 먼저 맡기는 편이 안전합니다.

첫째는 전자세금계산서입니다. 부가가치세법 시행령에 따라 직전 연도 공급가액(면세 공급가액 포함)이 8천만 원 이상인 개인사업자는 전자세금계산서를 발급해야 합니다. 이 기준은 2024년 7월부터 1억 원에서 8천만 원으로 낮아졌고, 법인은 원래 대상입니다. 출고가 확정되면 세금계산서 발행 대기 목록이 자동으로 만들어지게 하면, 경리가 출고 내역을 뒤지는 일이 사라집니다.

둘째는 임금명세서입니다. 근로기준법 제48조 제2항에 따라 2021년 11월 19일부터 임금을 줄 때 명세서를 함께 줘야 합니다. 어기면 500만 원 이하 과태료가 매겨질 수 있고, 명세서에는 임금 총액과 기본급·수당 같은 항목별 금액이 들어가야 하죠. 예를 들어 근태 기록에서 연장근로 시간이 넘어와 급여가 확정되면, 직원별 명세서가 그 자리에서 전자문서로 발송되게 바꿀 수 있습니다.

셋째는 개인정보입니다. 거래처 담당자 연락처나 고객 정보를 시스템에 넣으면, 누가 접속했는지 기록을 남기고 보관해야 합니다. 「개인정보의 안전성 확보조치 기준」 제8조는 이 접속기록을 1년 이상 보관하도록 정합니다. 5만 명 이상의 정보주체를 다루거나 고유식별정보·민감정보를 처리하면 2년 이상으로 늘어나고요.

회계·급여·고객 정보, 이 세 칸은 업종과 상관없이 "법이 정한 손일"입니다. 저희도 상담에서 이 세 가지를 먼저 여쭙는데, "세무사 사무실이 알아서 해 주는 줄 알았다"는 답이 의외로 많습니다. 매번 손으로 하던 발행·계산·기록은 시스템이 대신할 수 있으니, 이 칸이 정리됐다면 이제 업종에 따라 무엇을 더 얹을지 보시면 됩니다.

04업종별로 처음부터 넣을 모듈과 나중에 붙여도 되는 모듈

앞에서 흐름을 적어 보셨다면, 이제 우리 업종의 일반적인 조합과 맞춰 볼 차례입니다. 아래 표는 저희가 여러 업종의 업무 흐름을 보며 정리한 시작 조합입니다. 정답표라기보다 출발점으로 보시면 됩니다.

눈여겨보실 곳은 가운데 칸입니다. "6개월 뒤 검토" 칸의 모듈을 처음부터 넣으면, 흐름이 아직 굳지 않았는데 입력할 칸만 늘어납니다. 예를 들어 직원 8명인 광고 대행사가 원가 모듈까지 처음부터 켜면, 프로젝트마다 원가를 누가 넣을지 정해지지 않아 빈 화면만 남기 쉽습니다.

반대로 프랜차이즈 본부라면 발주 마감 시각을 시스템이 지켜 주기만 해도 차이가 큽니다. 마감을 넘긴 가맹점이 있으면 담당 슈퍼바이저에게 자동 알림이 가고, 미발주 점포 목록이 아침마다 정리되는 식이죠. 하나하나 전화로 확인하던 일이 목록 한 번 보는 일로 바뀝니다.

업종이 정해졌다면 다음은 어떤 제품으로 이 조합을 채울지입니다. 제품 고르는 기준은 ERP프로그램 추천 전에, 중소기업이 따질 5가지 기준에서 자세히 다뤘습니다. 여기서는 제품보다 먼저 확인할 함정, 처음에 말씀드린 "엑셀로 돌아가는 회사" 이야기를 해 보겠습니다.

05같은 모듈인데 누구는 매일 쓰고 누구는 엑셀로 돌아가는 이유

도입에서 드린 질문으로 돌아가 보죠. 같은 모듈을 같은 값에 샀는데 왜 한 회사는 매일 쓰고, 다른 회사는 석 달 만에 엑셀로 돌아갈까요. 저희가 여러 번 지켜보며 찾은 답은 하나입니다. 입력하는 사람이 일하는 그 자리에서 입력할 수 있느냐입니다.

앞에서 본 식자재 유통 회사가 재고 모듈을 들였다고 해 보죠. 창고 직원은 하루 종일 지게차와 박스 사이에 있는데, 입고 수량은 사무실 PC에서만 넣을 수 있습니다. 그러니 종이에 적어 뒀다가 퇴근 전에 몰아서 입력하고, 바쁜 날은 다음 날로 미룹니다. 한 달쯤 지나면 시스템 재고와 실제 재고가 어긋나고, 경리는 결국 엑셀로 다시 맞추기 시작합니다.

이번엔 입력하는 자리를 바꿔 보겠습니다. 창고 직원이 휴대폰으로 박스 바코드를 찍으면 입고가 잡히는 모바일ERP 화면을 쓰고, 수량이 평소와 크게 다르면 사무실에 자동 알림이 가게 합니다. 직원이 할 일은 "찍기" 하나로 줄고, 숫자는 그날그날 맞습니다. 모듈은 그대로인데 결과는 완전히 달라지죠.

AI가 특히 힘을 내는 곳도 바로 여기입니다. 사람이 입력하기 싫어하는 칸을 AI가 대신 채워 주는 거죠. 거래처가 보낸 견적 요청 메일이나 카톡을 읽어 품목·수량·납기를 뽑아 주문서 초안을 만들고, 사람은 맞는지만 봅니다. 영수증 사진을 올리면 경비 항목과 금액이 자동으로 나뉘는 것도 같은 원리입니다.

다만 AI가 채운 내용을 아무도 보지 않고 바로 장부에 넣는 구조는 피하셔야 합니다. AI는 모르는 내용을 모른다고 하지 않고, 그럴듯하게 지어서 채우는 경향이 있기 때문입니다. 그래서 저희는 "AI가 초안, 사람이 확인"을 늘 기본 구조로 둡니다. 입력 문제를 풀었다면, 마지막 질문은 이걸 얼마를 들여 어떤 방식으로 갖추느냐입니다.

06패키지 ERP와 맞춤 구축, 비용은 어디서 갈리나

비용 얘기가 나오면 대표님들 반응이 둘로 갈립니다. "월 몇만 원짜리도 있다던데"와 "맞춤으로 하면 수천만 원이라던데"죠. 둘 다 맞는 말입니다. 사는 것이 다를 뿐입니다.

패키지 ERP는 정해진 모듈을 정해진 화면으로 쓰는 방식입니다. 국내 클라우드 패키지 중에는 사용자 수 제한 없이 월 4만 원(VAT 별도)대 정액으로 재고·영업·회계·급여를 쓰는 제품도 있습니다. 시작 문턱이 낮은 대신, 우리 회사 흐름을 그 화면에 맞춰야 합니다.

맞춤 구축은 정반대입니다. 저희가 국내 외주 플랫폼에 올라온 맞춤 ERP 의뢰 공고 19건을 모아 보니, 의뢰인이 적은 예산 중앙값은 약 4,000만 원, 예상 기간 중앙값은 92일이었습니다. 패키지 월 요금의 수십 년 치를 한 번에 쓰고, 석 달 넘게 기다려야 첫 화면을 받는다는 뜻입니다.

가운데 줄을 봐 주세요. 실제로 많은 회사에 맞는 건 "패키지를 쓰되, 패키지가 못 메우는 칸만 자동화로 잇는" 방식입니다. 예를 들어 회계·급여는 패키지로 쓰고, 카톡 주문을 주문서로 옮기는 칸과 미발주 점포 알림만 따로 자동화하는 식이죠. 규모와 거래 구조별 비교는 ERP종류 5가지 비교, 회사 규모·거래 구조별로 맞는 선택 기준에 더 자세히 정리해 두었습니다.

여기까지 오셨다면 무엇을 넣고 뺄지는 꽤 선명해지셨을 겁니다. 그런데 막상 시작하려고 하면 막히는 지점이 하나 남습니다.

07혼자 하기 버거운 부분은 어떻게 풀까

흐름 적기, 법정 업무 확인, 업종 조합 맞춰 보기까지는 이번 주에 대표님이 직접 하실 수 있습니다. 막히는 건 그다음입니다. "카톡 주문을 주문서로 바꾸는 칸은 누가 어떻게 만들지", "패키지와 우리 엑셀은 어떻게 잇지"에서 대부분 멈추시죠. 맡길 사람이 없으니 견적서만 다시 쌓이고요.

에센셜 코드는 이 지점을 이렇게 풉니다. 먼저 회사의 반복 업무를 진단해, 어떤 손일이 시간을 가장 많이 잡아먹는지와 어느 칸부터 바꿔야 효과가 큰지 우선순위를 정합니다(AI 도입 전략). 그다음 효과가 큰 업무부터 자동화와 AI 에이전트를 실제로 만들어, 직원이 바로 쓰는 상태로 넘겨 드립니다. 대표님께 남는 건 긴 모듈 목록이 아니라 "매일 열리는 화면"입니다.

예를 들어 유통 회사라면 주문 한 건의 흐름을 함께 적은 뒤, 카톡 주문이 주문서 초안으로 바뀌는 칸부터 만듭니다. 그 칸이 자리를 잡으면 출고와 세금계산서를 잇는 칸을 붙입니다. 한꺼번에 다 바꾸지 않고, 효과를 확인한 다음 칸으로 넘어가는 방식입니다.

맡기고 싶으시다면 무료 업무 진단에 지금 손으로 하는 일을 남겨 주세요. 어디부터 바꾸면 좋을지 함께 짚어 드립니다. 직접 만들어 보고 싶으시다면 길이 하나 더 있습니다. 에센셜 코드는 구축만 하는 회사가 아니라, 대표님과 실무자가 회사의 실제 업무로 AI 자동화를 직접 만들어 보는 교육 프로그램도 운영합니다(AI 교육 프로그램 보기).

08정리

견적서가 펼쳐진 책상으로 다시 돌아가 보죠. 이제 모듈 이름을 하나씩 검색하지 않으셔도 됩니다. 주문 한 건이 어떤 길로 움직이는지, 그 길에서 누가 같은 숫자를 몇 번 옮겨 적는지, 법이 정해 둔 칸은 어디인지만 알면 견적서의 절반은 저절로 지워집니다.

남는 모듈은 "누가, 어디서 입력하나"까지 정해진 모듈입니다. 이런 모듈은 석 달 뒤에도 직원이 매일 엽니다. 엑셀로 돌아가지 않는 ERP는 비싼 ERP가 아니라, 일하는 자리에 입력이 붙어 있는 ERP입니다.

오늘 점검해 보실 것들입니다.

• □가장 자주 반복되는 업무 흐름 하나를 단계별로 적었다
• □같은 정보를 두 번 이상 입력하는 칸에 표시했다
• □전자세금계산서 의무 대상인지 홈택스에서 확인했다
• □임금명세서를 항목별 금액까지 넣어 주고 있는지 확인했다
• □고객 정보가 엑셀 파일로 돌아다니지 않는지 점검했다
• □견적서 모듈마다 입력 담당과 입력 장소를 적었다

바로 시작할 첫 단계 세 가지입니다.

1. 이번 주 안에 주문(또는 프로젝트) 한 건의 흐름을 단계별로 적고, 단계마다 걸리는 시간을 옆에 씁니다.
2. 견적서에서 그 흐름에 없는 모듈을 지우고, 남은 모듈에 입력 담당을 붙입니다.
3. 반복 손일 목록을 들고 무료 업무 진단을 받아, 어느 칸부터 자동화할지 우선순위를 점검받습니다.

09자주 묻는 질문

ERP시스템 모듈은 처음부터 전부 사는 게 싸지 않나요?

묶음 할인이 있더라도, 입력할 사람이 없는 모듈은 매달 요금만 나가는 빈 화면이 되기 쉽습니다. 지금 업무 흐름에 있는 손일을 맡는 모듈부터 시작하고, 6개월쯤 써 본 뒤 필요한 모듈을 붙이는 쪽이 대체로 덜 잃습니다.

모바일ERP는 꼭 필요한가요?

입력하는 사람이 사무실 PC 앞에 없는 업무라면 사실상 필요합니다. 창고, 매장, 현장처럼 서서 일하는 자리에서 바로 입력하지 못하면 기록이 늦게 몰아서 들어오고, 그사이 숫자가 어긋납니다.

직원이 5명뿐인데 ERP가 의미 있나요?

규모보다 반복되는 손일의 양이 기준입니다. 5명이어도 세금계산서 발행, 급여 명세서, 거래처 주문 정리를 매달 손으로 하고 있다면, 그 칸만 시스템에 맡겨도 시간이 돌아옵니다. 큰 패키지 대신 필요한 칸만 잇는 방법도 있습니다.

AI를 붙이면 ERP 입력을 완전히 없앨 수 있나요?

입력을 크게 줄일 수는 있지만, 확인까지 없애는 건 권하지 않습니다. AI가 메시지나 영수증을 읽어 초안을 채우고 사람이 확인하는 구조가 가장 안전합니다. 장부와 세금에 들어가는 숫자는 마지막에 사람이 한 번 보는 게 좋습니다.