가맹거래사비용, 공개 요금으로 본 업무별 감각과 숨은 내부 비용 3가지

정보공개서 등록 수수료는 0원인데, 본부는 해마다 같은 서류에 몇 주를 씁니다

가맹 문의가 조금씩 들어오기 시작한 본부 대표님들과 상담하다 보면 이런 질문을 정말 자주 받습니다. "정보공개서는 가맹거래사한테 맡겨야 한다던데, 얼마나 드는 거예요?" 이 질문은 보통 결산이 끝난 봄에 몰립니다.

세무사가 재무제표를 넘겨주는 날, 어디선가 들었던 "120일 안에 변경등록"이라는 말이 떠오르는 거죠. 그래서 검색창에 '가맹거래사비용'을 치게 됩니다.

그런데 검색 결과를 열어 보면 대부분 "업체마다 다르니 견적을 받아 보세요"에서 끝납니다. 어떤 일에 얼마가 들고, 그 돈을 내면 어디까지 해결되는지는 잘 안 나오거든요. 그 상태로 견적을 받으면 숫자 하나만 보고 고르게 됩니다.

그러다 계약 직전에 14일 숙려 기간을 놓치거나, 정기변경 기한을 넘겨 과태료 대상이 되는 일이 생깁니다. 이건 가맹거래사를 썼어도 막아 주지 못하는 영역입니다. 수수료를 아끼려다 더 큰 비용을 치르는 셈이죠.

이 글을 끝까지 읽으시면 세 가지가 남습니다. 가맹거래사에게 돈을 내는 일이 정확히 무엇인지, 공개된 요금으로 본 비용 감각, 그리고 견적서엔 한 줄도 없지만 실제로는 더 큰 비용입니다. 저희가 가맹본부 업무를 세팅하면서 가장 놀랐던 게 바로 이 마지막 비용이었습니다. 그 정체와, 그 비용을 자동화로 어떻게 줄이는지는 세 번째 장에서 보여 드리겠습니다.

01가맹거래사에게 돈을 내는 일은 생각보다 좁습니다

"가맹거래사를 쓰면 가맹사업법 관련 일은 다 맡길 수 있겠지." 처음엔 대부분 이렇게 생각하십니다. 저희와 상담하신 대표님들도 첫 미팅에서 거의 같은 말씀을 하셨어요. 그런데 법이 정한 가맹거래사의 일은 생각보다 또렷하게 나뉘어 있습니다.

가맹사업법 제28조는 가맹거래사의 업무로 사업성 검토, 정보공개서와 가맹계약서의 작성·수정·자문, 정보공개서 등록 신청 대행 등을 꼽습니다. 이 일을 업으로 하려면 공정거래위원회에 가맹거래사로 등록해야 하고요(제29조). 쉽게 말해 문서를 잘 만들고, 그 문서를 제때 등록해 주는 전문가입니다.

본부 입장에서 실제로 돈이 나가는 시점은 크게 세 번입니다.

1. 신규 등록: 처음 가맹점을 모집하기 전에 정보공개서와 가맹계약서를 만들어 등록할 때
2. 정기 변경등록: 사업연도가 끝나면 재무 상황, 가맹점·직영점 수 등을 고쳐 다시 등록할 때
3. 수시 변경: 가맹금, 상호, 필수품목처럼 중요한 사항이 바뀔 때

여기서 하나 짚고 가겠습니다. 가맹사업법이 본부에 지우는 의무는 이 세 가지보다 훨씬 넓습니다. 정보공개서를 준 날짜를 기록하고, 광고·판촉 동의를 모으고, 계약 갱신 시기를 챙기는 일은 가맹거래사가 매일 옆에서 해 주지 않습니다. 본부 의무 전체는 가맹사업법 본부 의무 7가지 점검표에 날짜 기준으로 정리해 두었습니다.

그러니 비용을 따지기 전에 이렇게 나눠 보시면 좋습니다. 가맹거래사에게 맡기는 일은 1년에 몇 번 오는 문서 작업이고, 본부가 하는 일은 매일 생기는 기록과 날짜 관리입니다. 그리고 이 두 번째 일은 사람이 매번 손으로 할 필요가 없습니다. 예를 들어 예비 점주에게 정보공개서를 보내는 순간 제공일이 자동으로 남고 계약 가능일까지 계산되면, 담당자가 수첩에 날짜를 적던 일은 사라집니다.

이 구분이 서면 질문은 하나로 좁혀집니다. "그럼 그 문서 작업에는 얼마를 내야 하느냐"입니다.

02공개된 요금으로 잡아 본 비용 감각

정부에 내는 돈부터 보겠습니다. 정부24 민원 안내를 보면 정보공개서 신규등록과 변경등록 모두 수수료가 없습니다. 신규등록 처리 기간은 30일로 안내돼 있고요. 결국 가맹거래사비용은 전부 전문가에게 내는 대행 수수료라는 뜻입니다.

대행 수수료는 법으로 정한 요금표가 없습니다. 그래서 일부 사무소와 외주 플랫폼이 공개한 요금 안내를 모아 감각을 잡아 봤습니다. 아래 표는 "이 값이 시세"라는 뜻이 아닙니다. 업무별로 어느 정도 자릿수인지 보시라고 만든 표입니다.

표에서 읽으실 건 두 가지입니다. 첫째, 신규 등록은 한 번이지만 정기 변경은 해마다 돌아옵니다. 둘째, 공개 사례 중 일부는 몇 년 전 게시물이라 지금 요금과 다를 수 있습니다. 실제 견적은 두세 곳에서 같은 범위로 받아 비교하시는 게 맞습니다.

견적을 비교할 때 저희가 늘 권하는 확인 순서가 있습니다. 부가세 포함인지, 가맹계약서 수정이 들어 있는지, 공정위 보완 요청이 오면 추가 비용 없이 고쳐 주는지, 수시 변경은 건당인지를 차례로 보세요. 예를 들어 30만 원짜리 정기변경 견적이라도 보완 대응이 빠져 있으면, 보완 요청 한 번에 비용과 일정이 다시 붙습니다.

이 비교도 손으로 표를 그릴 필요는 없습니다. 받은 견적서 세 장을 AI에 넣고 "이 네 가지 기준으로 표를 만들어 줘"라고 하면, 어느 견적에 무엇이 빠졌는지 한눈에 보입니다. 일정 쪽도 마찬가지입니다. 결산일을 한 번 넣으면 마감일과 30일 전·7일 전 알림이 자동으로 잡히게 해 두면, "올해는 언제까지 자료 드리면 되나요" 같은 연락을 매년 할 필요가 없어집니다.

그런데 여기까지 계산해도 본부가 실제로 쓰는 비용의 일부일 뿐입니다. 견적서 밖에 있는 비용이 따로 있거든요.

03견적서에는 안 나오는 진짜 비용, 자료를 모으는 시간

저희도 처음 가맹본부 업무를 세팅할 때 이 부분에서 크게 헤맸습니다. 수수료만 보고 "이 정도면 부담이 크지 않네" 했는데, 막상 해 보니 시간을 잡아먹는 건 따로 있었어요. 가맹거래사에게 넘길 자료를 본부 안에서 모으는 일이었습니다.

정기 변경등록에 들어가는 항목을 보면 이유가 보입니다. 직전 3개 사업연도의 재무 상황, 가맹점·직영점 수, 가맹점당 평균 차액가맹금, 직전 연도 말 직영점 운영 현황 같은 것들입니다. 차액가맹금은 본부가 물품을 공급하면서 남기는 마진을 말합니다. 가맹거래사는 이 숫자를 받아 문서에 옮겨 줄 뿐, 숫자를 찾아내는 건 본부 몫입니다.

예를 들어 가맹점 30곳을 둔 외식 본부의 박 팀장님이 결산을 맞았다고 해 보죠. 점포별 물류 매출을 엑셀로 내려받고, 1년 사이 열고 닫은 점포를 단체 메신저 기록에서 하나씩 찾아 날짜를 맞춥니다. 중간에 폐점한 점포를 어떻게 셀지 몰라 가맹거래사와 메일이 몇 번 오가고, 그렇게 3주쯤 지나서야 자료가 넘어갑니다. 수수료는 30만 원이었지만, 그 뒤에는 팀장님의 3주가 붙어 있는 셈입니다.

같은 본부에서 점포 개점·폐점일과 월별 물류 매출이 처음부터 한곳에 쌓이고 있었다면 어땠을까요. 결산 날 버튼 하나로 "직전 연도 말 점포 현황"과 "점포당 차액가맹금" 표가 자동으로 나옵니다. 이미 흩어져 있는 메신저 기록도 AI가 읽어 개점·폐점 날짜만 골라 표로 옮길 수 있습니다. 해마다 반복되던 몇 주를 하루 안팎으로 줄일 수 있는 구조입니다.

기한도 생각보다 촘촘합니다. 정기 변경은 사업연도가 끝난 뒤 120일 안에, 재무제표를 작성하는 개인사업자 본부는 180일 안에 해야 합니다. 수시 변경은 사유가 생긴 날 또는 그 분기가 끝난 뒤 30일 안이고요. 기한을 넘기면 1천만 원 이하 과태료 대상이 되며, 어떤 화면에서 무엇을 확인할지는 공정거래위원회 가맹사업거래 사이트 점검 칼럼에 정리해 두었습니다.

그렇다면 무엇은 맡기고, 무엇은 본부가 쥐고 있어야 할까요.

04맡길 일과 본부가 직접 쥐어야 할 일

"그냥 전부 맡기면 편하지 않나요?" 이렇게 물으시는 분도 많습니다. 문서 작업은 맡기는 게 맞습니다. 하지만 날짜와 기록은 아무리 맡겨도 본부 밖으로 나가지 않아요. 매일 현장에서 생기는 일이기 때문입니다.

대표적인 게 14일 숙려 기간입니다. 가맹사업법 제7조는 등록된 정보공개서와 인근 가맹점 현황 문서(가장 가까운 가맹점 10곳)를 준 날부터 14일이 지나기 전에는 가맹금을 받거나 계약할 수 없게 합니다. 예비 점주가 변호사나 가맹거래사의 자문을 받았다면 7일로 줄어듭니다. 이 제공일을 남기는 건 상담 현장의 가맹 영업 담당자 몫이죠.

본부가 고를 수 있는 방식을 세 가지로 나눠 비교하면 이렇습니다.

이 표에서 보셔야 할 줄은 세 번째와 네 번째입니다. A안처럼 문서를 다 맡겨도 기한 누락 위험과 흩어진 기록은 그대로 남습니다. 문서가 아니라 본부 안의 기록 습관에서 생기는 문제라서 그렇습니다. 분쟁이 생겼을 때 어떤 기록이 본부를 지켜 주는지는 가맹 분쟁을 막는 기록 칼럼에서 따로 다뤘습니다.

상담하다 보면 문제가 터지는 곳은 대개 문서의 문장이 아니라 날짜입니다. 정보공개서를 준 날 바로 계약금을 받거나, 가맹금을 바꾸고도 30일 안에 수시 변경을 하지 않은 채 옛 정보공개서를 계속 건네는 식이죠. 2024년 7월 3일부터는 필수품목의 종류와 공급가 산정 방식을 가맹계약서에 적어야 하는데, 계약서만 고치고 점포별 품목 관리는 예전 그대로인 경우도 봤습니다. 실제로 금액이 어떻게 갈렸는지는 가맹사업법 위반 과징금 사례에 정리해 두었습니다.

그래서 저희는 B안을 "날짜를 사람 기억에서 꺼내 두는 방식"이라고 설명드립니다. 정보공개서를 보내면 제공일이 자동으로 기록되고 계약 가능일이 계산돼, 그 전에는 계약 버튼이 잠겨 있습니다. 예비 점주에게 보낼 안내 문자도 AI가 계약 가능일을 넣어 초안을 써 둡니다. 가맹금 조정안이 결재되면 그날을 기준으로 30일 기한이 잡히고, 7일 전에 담당자와 가맹거래사 모두에게 알림이 가고요. 손가락으로 날짜를 세던 일이 통째로 자동화로 넘어가는 겁니다.

다만 이 구조를 본부 혼자 처음부터 만들기는 쉽지 않습니다. 어디서 막히는지부터 솔직하게 나눠 보겠습니다.

05혼자 막히는 지점, 저희는 이렇게 풉니다

본부 혼자서도 오늘 바로 할 수 있는 일은 분명히 있습니다. 지난해 정기변경에 든 시간을 재 보고, 견적을 같은 범위로 비교하고, 정보공개서 제공일을 엑셀 한 장에 적기 시작하는 일입니다. 막히는 건 그다음입니다. 점포 개점·폐점, 물류 매출, 공지, 동의서가 메신저와 엑셀 여러 개에 흩어져 있으면, 그걸 한곳으로 모으는 일이 또 하나의 업무가 됩니다.

발주와 정산을 매일 처리하는 운영팀이 이 자동화까지 직접 짜기는 현실적으로 어렵습니다. 에센셜 코드는 이 지점을 이런 순서로 풉니다. 먼저 그 본부가 지금 일하는 순서를 그대로 따라가며 봅니다. 가맹 상담이 어디서 시작되고, 정보공개서는 누가 보내고, 점포 매출과 발주는 어떻게 모이는지 확인하죠.

그다음 발주·정산·가맹점 공지와 소통·슈퍼바이저 점검·정보공개서 갱신 일정을 그 순서에 맞춰 한 시스템으로 세팅합니다. 세팅으로 끝내지 않고 운영까지 맡습니다. 본부에는 결산 날 바로 꺼낼 수 있는 점포 현황표와, 기한을 스스로 알려 주는 달력이 남습니다.

예를 들어 가맹점 40곳을 둔 본부라면 점포 개점·폐점일과 월별 물류 매출이 매일 자동으로 쌓이도록 먼저 연결합니다. 그러면 다음 해 봄 정기변경 때 가맹거래사에게 넘길 표가 이미 만들어져 있습니다. 가상 본부로 만든 화면은 가맹본부 운영 시스템 시연 보기에서 직접 눌러 보실 수 있습니다.

길은 두 갈래입니다. 맡기고 싶으시다면 무료 업무 진단에 지금 손으로 하는 일을 남겨 주세요. 어디부터 시스템으로 옮길지 순서를 같이 잡아 드립니다. 직접 배우고 싶으시다면, 저희는 구축만 하는 회사가 아닙니다. 대표님과 실무자가 회사의 실제 업무로 AI 자동화를 만들어 보는 교육도 운영하고 있으니 AI 교육 프로그램 보기에서 내용을 확인해 보세요.

06정리

처음 장면으로 돌아가 보겠습니다. 결산 자료를 받은 날 '가맹거래사비용'을 검색하던 그 봄입니다. 이제는 견적서 숫자 하나로 고르지 않으셔도 됩니다.

가맹거래사에게 맡길 것은 1년에 몇 번 오는 문서 작업이고, 본부가 지킬 것은 매일 생기는 날짜와 기록입니다. 그 기록이 자동으로 한곳에 쌓이면 수수료는 그대로여도 해마다 반복되던 몇 주가 크게 줄어듭니다. 진짜 비용은 견적서가 아니라 본부 안에 있었던 겁니다.

오늘 점검해 볼 것들입니다.

• □지난해 정기변경 자료를 모으는 데 쓴 사람과 기간을 적었다
• □받은 견적이 부가세·계약서 수정·보완 대응까지 같은 범위인지 비교했다
• □올해 정기변경 마감일(사업연도 종료 후 120일, 개인사업자 180일)을 달력에 넣었다
• □정보공개서 제공일과 제공 방법을 예비 점주마다 기록하고 있다
• □최근 가맹금·필수품목 변경 뒤 30일 안에 수시 변경을 했는지 확인했다
• □점포 개점·폐점일을 한 파일에 날짜와 함께 모았다

바로 시작할 첫 단계 세 가지입니다.

1. 지난해 정기변경에 든 내부 시간과 수수료를 한 줄로 적어, 진짜 비용을 숫자로 봅니다.
2. 가맹거래사 견적 두세 곳을 같은 범위로 다시 받아, 맡길 문서 작업의 범위를 정합니다.
3. 반복 손일 목록을 들고 무료 업무 진단을 받아, 어떤 일부터 시스템으로 옮길지 순서를 정합니다.

결국 가맹거래사비용에서 줄일 수 있는 건 수수료보다 그 뒤에 붙은 손일입니다. 날짜를 세고, 자료를 모으고, 견적을 맞춰 보는 일은 자동화와 AI가 대신할 수 있습니다. 에센셜 코드와 상담하시면 지금 본부가 일하는 순서에 맞춰 그 첫 단계부터 시작할 수 있습니다.

07자주 묻는 질문

정보공개서 등록을 가맹거래사 없이 직접 해도 되나요?

됩니다. 등록 신청은 본부가 직접 할 수 있고, 정부 수수료도 없습니다. 다만 작성 기준과 보완 요청에 익숙하지 않으면 처리가 길어질 수 있어요. 그래서 첫 신규 등록은 맡기고, 이후 자료 관리는 본부가 시스템으로 쥐는 방식을 많이 택합니다.

정기 변경등록 기한을 넘기면 어떻게 되나요?

정기 변경은 사업연도가 끝난 뒤 120일, 재무제표를 작성하는 개인사업자 본부는 180일 안에 해야 합니다. 하지 않으면 1천만 원 이하 과태료 대상이 되고, 등록이 취소될 수도 있습니다. 결산일만 넣어 두면 마감 알림이 자동으로 오게 해 두는 것이 가장 단순한 예방책입니다.

가맹거래사비용은 매년 드나요?

신규 등록은 한 번이지만 정기 변경등록은 사업연도마다 돌아옵니다. 가맹금이나 필수품목처럼 중요한 사항이 바뀌면 수시 변경이 더 붙고요. 공개된 요금 안내로 보면 정기 변경은 신규보다 낮은 편이지만, 자료를 모으는 내부 시간은 해마다 똑같이 듭니다.

시스템이나 AI를 쓰면 가맹거래사가 필요 없어지나요?

아닙니다. 정보공개서와 가맹계약서를 작성하고 검토하는 일은 여전히 전문가의 일입니다. 시스템과 AI는 그 전문가에게 넘길 숫자와 날짜를 매일 쌓고 정리하는 역할을 합니다. 덕분에 문서는 더 빨리 나오고, 본부는 기한을 놓칠 일이 줄어듭니다.